Mitä on varastonhallinta? Täydellinen opas

Mitä varastonhallinta on

Varastonhallinta on prosessien kokonaisuus, jolla yritys tietää joka hetki mitä tavaraa se omistaa, missä se on, mitä se on arvoltaan ja milloin lisää on tilattava. Se alkaa ostotilauksen lähettämisestä toimittajalle ja päättyy valmiin tuotteen lähtemiseen asiakkaalle, kattaen kaiken siltä väliltä: vastaanoton, varastoinnin, toimipisteiden väliset siirrot, laskennan, arvostuksen ja täydennyksen.

Se kannattaa ottaa vakavasti, koska varasto on yleensä yksi suurimmista omaisuuseristä, joita tuoteyritys omistaa — usein suurempi kuin sen laitteet — ollen samalla se omaisuuserä, joka on todennäköisimmin väärin kirjanpidossa. Koneet eivät muuta määräänsä hiljaa yön aikana; varasto muuttaa, yksi virhekeräys ja yksi seuraamaton palautus kerrallaan. Varastonhallinta on se kurinalaisuus, joka pitää kirjatun luvun ja fyysisen luvun samana.

Miksi sillä on väliä: loppuunmyynnit, ylivarasto ja raha

Panokset näkee helpoimmin kahdessa epäonnistumisen ääripäässä. Loppuunmyynti tarkoittaa, että asiakas halusi maksaa sinulle eikä voinut: välitön kauppa menetetään, ja osa noista asiakkaista muuttuu hiljaa jonkun toisen asiakkaiksi. Ylivarasto on päinvastainen epäonnistuminen samalla juurisyyllä — rahaa, joka on muutettu hyllyillä seisovaksi tavaraksi, aiheuttaen varastointi-, vakuutus- ja vanhenemiskuluja sekä pilaantuvilla tuotteilla viimeisen käyttöpäivän umpeutumista, samalla kun se raha ei ole käytettävissä mihinkään muuhun.

Yritykset jotka seuraavat varastoa käsin heiluvat tyypillisesti ääripäiden välillä, koska korjaava tieto saapuu myöhässä. Loppuunmyynti laukaisee paniikkiylitilaamisen; siitä syntyvä ylivarasto laukaisee ostojäädytyksen; jäädytys tuottaa seuraavan loppuunmyynnin. Hyvä varastonhallinta vaimentaa heilahtelun tekemällä nykytilanteen näkyväksi päivittäin ja täydennyspäätöksestä järjestelmällisen eikä tunnepohjaisen. Taloudellinen hyöty mitataan kassavirrassa: raha käytetään lähempänä sitä hetkeä kun sitä tarvitaan, ja vähemmän siitä nukkuu hyllyillä.

Varaston tyypit

Kaikki varasto ei täytä samaa roolia, ja hyödyllinen raportointi riippuu kategorioiden erottamisesta.

Raaka-aineet

Tavara, joka ostetaan muunnettavaksi tai koottavaksi siksi mitä myyt — kangas vaatevalmistajalle, komponentit elektroniikan kokoajalle. Puhtailla jälleenmyyjillä ei välttämättä ole tätä kategoriaa lainkaan.

Keskeneräinen tuotanto

Tuotteet, jotka ovat tuotannossa puolivälissä ja jotka ovat jo imeneet materiaali- ja työkustannuksen ja kantavat siksi arvoa, joka on kirjattava, vaikka niitä ei voi vielä myydä.

Valmiit tuotteet

Myyntikelpoiset tuotteet, jotka odottavat tilauksia. Vähittäiskauppiaille ja verkkomyyjille tämä on suurin osa varastosta ja kategoria, joka on suorimmin sidoksissa verkkokaupan saatavuuteen.

MRO ja seuraamattomat tarvikkeet

Huolto-, korjaus- ja käyttötarvikkeet — teippi, siivousaineet, varaosat — joita yritys kuluttaa mutta ei myy. Monet yritykset jättävät nämä tarkoituksella seuraamatta tai seuraavat niitä löyhästi; tärkeää on, että päätös on tietoinen.

Matkalla oleva ja komissiotavara

Tavara, joka on lähtenyt toimittajalta mutta ei ole vielä saapunut, ja tavara, jota yksi osapuoli pitää fyysisesti hallussaan mutta jonka omistaa toinen. Molemmat on helppo unohtaa ja molemmat vääristävät kirjanpitoa unohdettuina: matkalla oleva tavara vaikuttaa siihen milloin omistus ja kustannus kirjataan, ja komissiotavara on pidettävä näkyvästi erillään omasta tavarasta.

Varaston seuranta: SKU:t, viivakoodit, sarjanumerot ja erät

Seuranta perustuu identiteettiin. Jokainen erillinen tuote ja variantti saa SKU:n — varastoyksikkökoodin — jottei tummansinistä lippistä koossa L koskaan sekoiteta samaan lippikseen koossa M. SKU:t tehdään fyysisiksi viivakoodeilla: skannaa etiketti ja tunnistus on varma — juuri siksi skannaus romahduttaa virheprosentit verrattuna nrakendusäilyyn tai silmämääräiseen arviointiin. viivakoodipohjaisen varastojärjestelmän sivumme käsittelee etiketöinnin ja skannauksen käytännön puolta.

Kaksi hienojakoisempaa identiteettitasoa merkitsee monille yrityksille. Sarjanumero tunnistaa yhden yksittäisen yksikön, mikä tekee takuuvaateista ja varkaustutkinnasta täsmällisiä. Erä- tai lottinumero tunnistaa yhden tuotantoerän, mikä tekee takaisinvedosta kirurgisen eikä totaalisen ja antaa kuluttaa pilaantuvan tavaran vanhenemisjärjestyksessä. Modernit järjestelmät liittävät molemmat vastaanottoskannauksessa, jolloin tiedon kerääminen maksaa sekunteja eikä tunteja jälkikäteen rekonstruointia.

Kun identiteetti on kunnossa, seuranta itsessään on tapahtumien kirjaamista: tavara vastaanotetaan ostotilausta vasten, tavara kerätään tilaukselle, siirrot toimipisteiden välillä, laskennat ja korjaukset. Jokainen tapahtuma kantaa tuotteen, määrän, sijainnin, käyttäjän ja aikaleiman, ja yhdessä tapahtumat selittävät minkä tahansa saldon — ja juuri sitä tilintarkastaja, vakuutusyhtiö tai hämmentynyt omistaja jonain päivänä kysyy.

Jaksoittainen ja jatkuva varastokirjanpito

Varastokirjanpidon pitämiseen on kaksi perustavasti erilaista rytmiä. Jaksoittainen järjestelmä luottaa laskentojen välillä papereihin: saldo määritetään tilikauden lopussa fyysisellä laskennalla, ja kaikki laskentojen välissä on päättelyä. Se on yksinkertainen ja hyvin pienelle tai hyvin hitaalle varastolle se voi riittää, mutta sen määräävä heikkous on, että kirjanpito tunnetaan todella vain muutamana päivänä vuodessa — ja jokainen laskennassa löytyvä virhe on kuukausien ikäinen ja kylmä.

Jatkuva järjestelmä päivittää tiedon katkeamattomasti: jokainen vastaanotto, myynti, siirto ja korjaus muuttaa saldoa sillä hetkellä kun se tapahtuu. Asiakkaille näytettävä saatavuus on ajantasainen, tilauspisteet laukeavat oikeilla luvuilla, ja laskennoista tulee vahvistuksia eikä paljastuksia. Jatkuva varastokirjanpito vaati ennen kalliita järjestelmiä; pilviohjelmisto ja puhelinkameraskannaus ovat tehneet siitä järkevän oletuksen myös pienille tiimeille — ja juuri sitä tilaa jokainen tämän sivuston sivu olettaa.

Inventoinnit ja syklilaskennat

Myös jatkuva järjestelmä tarvitsee fyysistä varmennusta, koska maailmassa on rikkoutumista, varkauksia ja inhimillisiä hetkiä joita mikään ohjelmisto ei näe. Inventointi on kaiken täysi laskenta, perinteisesti vuosittainen ja perinteisesti tuskallinen. Syklilaskenta on pieni, aikataulutettu laskenta yhdestä siivusta — käytävä, kategoria, kaksikymmentä nopeimmin liikkuvaa — toistettuna kierrossa, jotta tarkkuus pysyy jatkuvasti korkeana ilman että toimintaa tarvitsee koskaan pysäyttää.

Mekaniikka merkitsee vähemmän kuin jälkihoito. Kun laskettu eroaa odotetusta, ero tulisi tutkia ennen oikaisua: dokumentoimaton toimitus voidaan dokumentoida, vastaanottovirhe korjata lähteellään. Vain selittämätön ero muuttuu alas- tai yläskirjaukseksi, ja jokaisen oikaisun tulisi kantaa syy, nimi ja päivämäärä. Poikkeamaraportti — mitkä tuotteet eroavat, kuinka paljon, kenen laskemana — on laskennan varsinainen tuotos, ja sen automaattinen tuottaminen on yksi inventointisovelluksen.

Varaston arvostus ja myytyjen tuotteiden kustannus

Varasto on vaihtuva vastaava, joten sen rahallinen arvo virtaa suoraan taseeseen, ja tosiasiallisesti myytyjen yksiköiden kustannus — myytyjen tuotteiden kustannus eli COGS — määrittää bruttokatteen. Koska identtisiä yksiköitä ostetaan ajan myötä usein eri hinnoilla, kirjanpito tarvitsee säännön siitä, mikä kustannus poistuu kirjoista kun yksikkö myydään. Yleiset käytännöt ovat FIFO, jossa käytetään ensin vanhinta kustannusta; LIFO, jossa käytetään ensin uusinta kustannusta, sallittu joissakin kirjanpitojärjestelmissä ja toisissa ei; FEFO, joka kuluttaa viimeisen käyttöpäivän mukaan ja sopii pilaantuville; sekä painotettu keskihinta, joka sekoittaa kaikki ostot yhdeksi juoksevaksi keskiarvoksi yksikköä kohti.

Jälleenmyyjälle COGS-laskenta on suoraviivainen:

Arvostusmenetelmän valinta muuttaa raportoitua tulosta ja veroa inflaatiokausina, joten se tulisi tehdä kirjanpitäjän kanssa ja soveltaa sitten johdonmukaisesti. Ohjelmiston panos on kirjanpidollinen sitkeys: jatkuvassa järjestelmässä arvostus ja COGS lasketaan katkeamattomasti todellisista liikkeistä sen sijaan että ne rekonstruoitaisiin neljännesvuosittain kuiteista.

Tunnusluvut joilla on väliä

Kaksi tunnuslukua kantaa suurimman osan analyyttisestä painosta. Varaston kiertonopeus mittaa, montako kertaa jaksossa varasto myydään lrakenduse ja korvataan:

Matala kiertonopeus viittaa ylivarastoon tai heikkoon myyntiin; erittäin korkea siihen että hyllyt käyvät liian lähellä tyhjää. Se mikä on tervettä vaihtelee valtavasti toimialoittain — päivittäistavarat kiertävät moninkertaisesti nopeammin kuin huonekalut — joten hyödyllinen vertailu on oma historia ja oma kategoria, ei universaali luku.

Varaston riitto päivinä ilmaisee saman ajatuksen aikana: montako päivää nykyinen varasto kestäisi nykyisellä myyntivauhdilla.

Näiden kahden lisäksi operatiiviset mittarit — keräystarkkuus, aika tilauksesta lähetykseen, poikkeamien osuus laskentaa kohti, kuolleen varaston osuus — kertovat missä prosessi vuotaa. Kuollut varasto ansaitsee oman huomionsa: tuotteet jotka eivät ole liikkuneet kuukausiin sitovat tilaa ja rahaa, ja ne kannattaa yleensä alentaa, niputtaa, lahjoittaa tai kierrättää mieluummin kuin varastoida vielä vuosi.

Suunnittelumenetelmät: tilauspisteistä ABC-analyysiin

Tilauspiste

Tilauspiste on se saldotaso, jolla uusi tilaus on tehtävä, jotta täydennys saapuu ennen kuin hylly tyhjenee. Klassinen kaava yhdistää sen, kuinka nopeasti tuote myy, kuinka kauan toimittajalta kestää, ja turvapuskurin:

Ohjelmistossa tilauspisteen alittaminen nostaa automaattisesti hälytyksen tai esitäytetyn ostotilauksen, mikä muuttaa täydennyksen kuukausittaisesta harkinnasta taustaprosessiksi.

Turvavarasto

Turvavarasto on tietoinen puskuri kahta asiaa vastaan, jotka ennusteet saavat väärin: kysyntrakenduseikit ja toimittajan viivästykset. Oikea koko on laskelma, ei tunne — se kasvaa kysynnän ja toimitusajan vaihtelun mukana ja pienenee kun molemmat tasaantuvat. Liian pieni puskuri tuottaa loppuunmyyntejä; liian suuri muuttuu hiljaa ylivarastoksi hyveellisellä nimellä.

Optimaalinen tilauserä

EOQ vastaa kysymykseen kuinka paljon tilata kerralla tasapainottamalla kahta vastakkaista kustannusta: usein tilaaminen maksaa hallinnossa ja rahdissa, harvoin tilaaminen varastoinnissa ja sidotussa rahassa. Se sopii vakaan, tasaisen kysynnän tuotteille ja on vähemmän hyödyllinen heilahteleville, mutta karkeanakin ohjeena se lopettaa tilauskokojen määräytymisen tottumuksesta.

ABC-analyysi

ABC-analyysi soveltaa 80/20-kaavaa luetteloon: pieni joukko A-tuotteita tuottaa suurimman osan liikkeestä ja ansaitsee tarkimman huomion, tiheimmät laskennat ja parhaat hyllypaikat; suurta C-tuotteiden häntää voi hallita löyhemmillä säännöillä. Se on vastalääke sille, että kolmea tuhatta SKU:ta kohdellaan yhtä juhlallisesti.

Just-in-time

JIT pyrkii pitämään lähes tyhjää synkronoimalla saapumiset tarpeeseen. Hyvin tehtynä se vapauttaa huomattavia määriä rahaa; ilman äärimmäisen luotettavia toimittajia se muuttaa jokaisen toimitusketjun häiriön pysähdykseksi. Useimmille kasvaville yrityksille JIT:n käytännön opetus on suuntaa antava — pidä vähemmän, synkronoi enemmän — eikä kirjaimellinen.

Varastonhallintaohjelmiston valinta

Kaiken yllä kuvatun voi periaatteessa tehdä paperilla, ja vuosikymmeniä tehtiinkin — konttoriarmeijoiden ja vuosittaisten yllätysten hinnalla. Ohjelmisto muuttaa sen, että tieto yllrakendusetää itseään: skannaukset ja myynnit tuottavat tapahtumat, jatkuva saldo on aina ajantasainen, tilauspisteet ja arvostukset laskeutuvat taustalla, ja laskennat vahvistavat eivätkä paljasta. Järjestelmiä arvioitaessa erottavat kysymykset ovat käytännöllisiä: seuraako se reaaliajassa kaikissa kanavissasi ja toimipisteissäsi; osaako se seurata sarjanumeroita, eriä ja viimeisiä käyttöpäiviä; toimiiko laskenta laitteilla jotka sinulla jo on, myös offline; ovatko ostotilaukset, jälkitoimitukset ja siirrot olemassa täysivaltaisina objekteina; ja yhdistyykö se verkkokauppaasi, markkinapaikkoihin ja kirjanpitoon ilman kehitysprojektia.

Inventory.com on rakennettu vastaukseksi „kyllä“ jokaiseen noista kysymyksistä — reaaliaikainen varastonhallinta, varastotoiminnot, tilausten toimitus ja ilmainen inventointisovelluksen yhdessä alustassa, alkaen 59 $ kuukaudessa.